派遣事務職で『電話対応』が嫌すぎる時の克服方法

派遣の仕事

派遣事務職では切っても切り離せない「電話対応」・・・
苦手な人にとっては本当に電話取るの憂鬱ですよね。

私も正直めちゃくちゃ苦手でした。
事務職始めたての頃は電話取るのが嫌で嫌で仕方がなかったです。

電話が鳴るだえけでストレスだったし、取ると手が震えるくらい。

でも今はそこまでの苦手意識はなくなりました。
鳴ったら普通に取って無意識に対応できます。

やっぱり一言で言うと「慣れ」だとは思うんですけど、今回は私なりの克服するためのコツをご紹介します。

電話対応が嫌すぎる時の克服方法

取次以外の電話対応がある仕事は避ける

まず仕事選びの時点で、取次以外の電話対応(お問い合わせ対応など)がある仕事は避けます。

取次は慣れてしまえば簡単だけど、自分で対応しないといけない場合は難易度が高いので、電話苦手な方は最初は避けておいた方が良いと思います。

電話の向こうの相手に集中する

なぜ電話対応が嫌なんだろう、と考えたときに、

・うまく対応できないんじゃないかという不安
➡︎噛まずに言えるかな?相手の名前を聞き取れるかな?正しい敬語を使えるかな?知らないことを聞かれたらどうしよう・・

・周りに聞かれている恥ずかしさ
➡︎シーンとしている中に自分の声が響いてしまう。おかしな対応してると思われないかな?

などの理由が多いかなぁと思います。

私が電話苦手だった頃も、電話に出るときにそんな事ばっかり考えていて、相手が何を求めているかより、自分がどう見られるかを気にしちゃってました。

それを、「電話の向こうの相手だけ意識する」という風に変えてから電話に対する苦手意識が少しずつなくなくなった気がします。

相手にちゃんと向き合って話をすることって電話じゃなくても大切なことだと思うんですけど、苦手意識のせいでそれができていなかったなぁと。

すぐに意識を変えるのは難しいですけど、少しずつでも変えていけば自然と周りの目が気にならなくなって、電話の向こうの相手だけに集中できるようになると思います。

事前準備をする

電話に出たときにテンパらないように事前準備はしっかりしておきましょう。

・メモ帳とペンはすぐに手に取れる場所に置く
・同じ部署の人のスケジュールはすぐ見れるようにしておく
・電話を取るときにスムーズに名乗れるように、会社名や部署名をメモに書いて見えるところに貼っておく
・よくかかってくる番号は電話に表示が出るように登録しておく

これだけでも効果はあると思います。

派遣会社の研修に参加する

派遣会社には様々な研修が用意されているので、それに参加してみるのも良いと思います。

私は今の会社に入る前にビジネスマナー研修を受けました。

社会人になって10年くらい経つのに受けに行ったら浮くかな?と思いましたが、全然そんなことなくて、年齢層も幅広く浮くことはなかったです。

電話対応について、こういうパターンはこう言いましょう、と一通り解説があった後で、2人1組で電話する側と取る側にわかれてシミュレーションしたり、実践的な内容だったのですぐに職場で活かせました。

無料であのレベルの研修が受けられるのはすごいなぁと思います。

普段から周りの人とコミュニケーションを取っておく

電話で聞かれてわからないことがあったときに、周りに聞きやすい雰囲気を普段から作っておくのは重要です。

特に隣の席の人、世話好きそうな人とは仲良くしておきましょう。

とにかく「慣れ」ることが大切

と、ここまで書きましたが、電話苦手意識を無くすにはとにかく慣れることが大切です。

上に書いたことを踏まえて、どんどん電話に出ましょう。

取次くらいなら数をこなすうちにパターンがわかってくるし、よくかかってくる人も把握できてくるし、慣れれば楽になります。

キツイのは最初だけと思って頑張って出ましょう。

それでもどうしても無理な時は・・

それでも、本当に無理!!でも事務をやりたい。
という方は、ほぼ電話対応がない事務職を探すしかないですね。

私が前居た会社で、事務職だけど全く電話対応なかった会社がありました。

IT系の会社で、私がいた部署はコミュニケーションは社内・社外全てチャットかメールでやっていたので机に電話が1つも無かったです。

電話が無いとかかってくる心配もないのでめちゃくちゃ集中できました。

IT系、ベンチャーに多いと思いますが、そういう会社もあるので、どうしても電話対応やりたくない場合は、探してみてください。

結構レアかもしれませんが・・・

まとめ

電話対応が嫌すぎる場合の克服方法について書きましたが、いかがでしたでしょうか?

私も最初の頃は本当に嫌で嫌で仕方がなくて、電話取るときは心臓爆発しそうだったんですけど、そんな私でも克服できたので、きっと克服できると思います。

電話の向こうの相手のことだけ考えて、あとは慣れること!

細かいことは気にしない。

深刻に考えず、気楽にいきましょう。

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